Sistem Voucher Untuk Mengontrol Kas

Seri Manajemen Keuangan UKM

Ketika usaha mulai berkembang dan transaksi kas semakin tinggi, anda perlu menyiapkan prosedur kontrol transaksi kas; salah satunya menggunakan sistem voucher.

• Tanggal dilakukannya transaksi kas.
• Nomor formulir. Disarankan untuk mencetak nomor secara urut (prenumbered). Tujuannya untuk menghindari penyalahgunaan formulir.
• Nama pihak yang menerima atau membayar kas, berikut tandatangan sebagai bukti transaksi tersebut telah benar-nar dilakukan.
• Penjelasan atau keterangan transaksi kas. Misal: pembayaran kas untuk pembelian bahan, pembayaran gaji, atau penerimaan kas dari pelanggan.
• Jumlah yang ditransaksikan. Kode mata uang asing harus dicantumkan untuk transaksi dalam mata uang selain Rupiah.
• Kolom pengesahan atau tandatangan bukti transaksi tersebut telah diperiksa dan disetujui.

Kas Kecil

• Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan  hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
• Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
• Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
• Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.

AKUNTANSI KAS

1. PENGERTIAN KAS
   Kas adalah harta yang dapat digunakan untuk membayar kegiatan operasional perusahaan atau dapat digunakan untuk membayar kewajiban saat ini. Wujud dari kas dpat berupa uang kertas/logam, simpanan bank yang sewaktu-waktu dapat ditarik, dana kas kecil, cek, bilyet giro, dsb. Item yang tidak dapat dikatakan kas adalah cek mundur, cek yang tidak cukup dananya/not sufficient fund (NSF) check, saldo dana yang kegunaannya dibatasi, saldo rekening koran yang diblokir.
   
   
2. REKONSILIASI SALDO KAS
   Untuk pengendalian, kas dapat disimpan di bank dalam bentuk simpanan giro. Jika hal ini terjadi maka masing-masing fihak yaitu perusahaan (nasabah) dan bank akan melakukan pencatatan atas saldo dan perubahan dari saldo kas tersebut. Perusahaan melakukan pencatatan atas uang yang disimpan di bank di perkiraan (akun) cash atau cash in bank. Selanjutnya berdasarkan catatan bank, secara berkala bank biasanya mengirimkan laporan ke nasabah yang lazim disebut rekening koran (bank statement). Dengan demikian dapat dilakukan perbandingan antara data menurut perusahaan dengan informasi yang dilaporkan bank.
   Rekonsiliasi adalah tindakan membandingkan dua data untuk mencari kesesuaiannya. Jika rekening koran bank tersebut dibandingkan dengan catatan perusahaan, kemungkinan ada perbedaan yang dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

• Transaksi sudah dicatat oleh perusahaan, tetapi belum dilaporkan oleh bank, seperti:
  • setoran dalam perjalanan (deposit in transit), yaitu setoran yang dilakukan oleh perusahaan (biasanya pada akhir suatu periode yang dicakup oleh rekening koran) dan uang setoran tersebut telah diterima oleh bank tetapi belum masuk dalam rekening koran bank karena rekening koran bank dibuat mendahului setoran tersebut.
  • Cek yang masih beredar (outstanding check), yaitu cek yang sudah dibuat dan diserahkan oleh perusahaan kepada penerima tetapi sampai akhir periode cek tersebut belum diuangkan di bank. Akibatnya perusahaan telah mencatat pengeluaran tetapi bank belum.
• Transaksi sudah dilaporkan di rekening koran bank, tetapi belum dicatat oleh perusahaan, seperti:
  • Biaya bank, yang dibebankan kepada nasabah dengan cara langsung mengurangi saldo simpanan nasabah. Nasabah biasanya baru mengetahui hal itu pada saat menerima rekening koran.
  • Penerimaan tagihan oleh bank, jika bank telah menerima uang dari pelanggan perusahaan , kadangkala bank memberi tahu hal tersebut bersamaan dengan rekening koran.
• Kesalahan, baik yang dilakukan oleh perusahaan maupun oleh bank, misalnya cek untuk membayar gaji sebesar Rp 192.000.000,00 oleh petugas akuntansi perusahaan dicatat sebesar Rp 129.000.000,00.

• Transaksi sudah dicatat oleh salah satu pihak tetapi belum dicatat oleh pihak lain
  
  

• Adanya kesalahan oleh bank atau oleh perusahaan